Η ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ ΚΟΝΤΡΑ ΣΤΗ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΑ

Η ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ σε σχέση με τη λειτουργία και λειτουργική ανάπτυξη του Δημόσιου Τομέα, μια νεόκοπη έννοια και διαδικασία που ξαφνικά πέρασε στη γλώσσα και στη ζωή μας, είναι το αντικείμενο μιας άλλης συζήτησης που είχαμε με τον γενικό γραμματέα του Υπουργείου Προεδρίας Γιάννη Μαντζουράνη.

Ο συνομιλητής μας διευκρινίζει ότι με τον όρο «Πληροφορική» δεν εννοεί απλά τον μηχανικό εξοπλισμό της Δημόσιας Διοίκησης με ηλεκτρονικούς υπολογιστές, αλλά γενικότερα τα «μέσα, τις διαδικασίες και τη μεθοδολογία» που εφαρμόζει ο κλάδος αυτός της επιστήμης.

Τονίζει ακόμα ότι από παλιά, και μάλιστα με τεράστιες για την εποχή εκείνη δαπάνες, οι δημόσιες υπηρεσίες είχαν αρχίσει να προμηθεύονται ηλεκτρονικούς υπολογιστές, χωρίς κανένα συγκεκριμένο πρόγραμμα, και την εισαγωγή της «Πληροφορικής» σαν επιστήμης, που χρησιμοποιήθηκαν μονάχα για την «αποθήκευση στοιχείων» και σήμερα θεωρούνται πολύ «παλιάς τεχνολογίας και δεν είναι σε θέση να εξυπηρετήσουν τις ανάγκες ενός σύγχρονου και ευέλικτου διοικητικού προτύπου με κάποιο λογικό κόστος». Και υπογραμμίζει:

«Μία σύγχρονη, ωστόσο, οργάνωση της Δημόσιας Διοίκησης θα πρέπει – όπως είναι γνωστό και στους μη ειδικούς στην Πληροφορική – να χρησιμοποιεί τα μέσα, τις διαδικασίες και την οργανωτική μεθοδολογία της Πληροφορικής, τόσο στην όλη διαδικασία λήψης αποφάσεων, όσο και στο αντίστοιχο  γραφειοκρατικό της μέρος. Δηλαδή, στον κύκλο που αρχίζει από τη λήψη της απόφασης και συνεχίζει με κοινοποιήσεις σε υπηρεσίες, αλληλογραφία με τους πολίτες κλπ.

Ήδη, μετά την επιτυχία προγραμμάτων – πιλότων, το Υπουργείο Προεδρίας της Κυβέρνησης μελετά το όλο θέμα με πολλή προσοχή ώστε  ν’ αποφευχθούν τα λάθη του παρελθόντος και να δοθούν λύσεις που εξυπηρετούν τις παρούσες αλλά και μελλοντικές απαιτήσεις».

Η Αντιπολίτευση

• Πόσο η μακάρια νεοελληνική γραφειοκρατία μπορεί να αντιμετωπιστεί με την εισαγωγή της «Πληροφορικής» στη Δημόσια Διοίκηση;

Ο Γιάννης Μαντζουράνης τονίζει πως ναι, η γραφειοκρατία «σαν έκφραση της κακοδαιμονίας ενός διοικητικού μηχανισμού» σίγουρα μπορεί να αντιμετωπιστεί με την «Πληροφορική». Εξηγεί πως:

• Η Πληροφορική σαν επιστήμη διαχείρισης της Πληροφορίας, αυτού δηλαδή που διεθνώς αποκαλείται «Management» της Πληροφορίας, συμβάλλει καταρχήν στη θετική αναμόρφωση των οργανωτικών τομέων που συναποτελούν ένα διοικητικό μηχανισμό.
• Επιπλέον χάρη στις τρομοκρατικές δυνατότητες επεξεργασίας πληροφοριών, τόσο από πλευράς όγκου όσο και από πλευράς ταχύτητας, λύνει κυριολεκτικά τα σωρευτικά προβλήματα καθυστερήσεων στη διεκπεραίωσή τους.

Και καταλήγει:

• Φθάνουμε λοιπόν στο σημείο, με την Πληροφορική, να δημιουργούμε νέα οργανωτικά σχήματα που ανταποκρίνονται καλύτερα στις νέες ανάγκες και που με τη σειρά τους υποστηρίζονται από μια πολύ πιο σύγχρονη και αποτελεσματική υποδομή π.χ. ηλ. υπολογιστές, προγράμματα, επικοινωνιακά μέσα κλπ.

Δίνουμε, δηλαδή, νέες απαντήσεις στις νέες ανάγκες και μ’ αυτό το πρίσμα καταπολεμούμε και τη γραφειοκρατία.

Βέβαια, η Πληροφορική δεν αποτελεί τη μοναδική λύση ή αν θέλετε την ολοκληρωτική λύση στο πρόβλημα της γραφειοκρατίας. Ας μην ξεχνάμε ότι ο κινητήριος μοχλός σ’ οποιοδήποτε σύστημα διοίκησης είναι ο άνθρωπος.

Θα πρέπει λοιπόν παράλληλα να ενισχυθεί ο ρόλος του ανθρώπινου παράγοντα κατά τέτοιον τρόπο, ώστε να μεγιστοποιηθούν τα οποιαδήποτε οφέλη που προσφέρει η εισαγωγή της Πληροφορικής.

Ας μην ξεχνάμε ότι κατά βάση, από κοινωνικής πλευράς, τίποτα δεν έχει αλλάξει. Οι ηλ. υπολογιστές μπήκαν στη ζωή μας για να ζήσουν μαζί μας και όχι εμείς μαζί τους.

Στη συνέχεια ο συνομιλητής υπογραμμίζει πως η «Πληροφορική» θα επιδράσει αποφασιστικά στην «αναμόρφωση των οργανωτικών τομέων που συναποτελούν έναν διοικητικό μηχανισμό» και επιγραμματικά τονίζει πως οι επιδράσεις αυτές θα είναι αισθητές σε δύο κυρίως τομείς:

• Στη διοικητική δομή και στις αντίστοιχες διοικητικές διαδικασίες.
• Στη διοικητική νοοτροπία και συμπεριφορά των στελεχών.

Και διευκρινίζει σχετικά:

• Είναι ήδη κοινά αποδεκτό ότι η Πληροφορική εισάγει την έννοια των σφαιρικών συστημάτων πληροφόρησης. Στα συστήματα αυτά οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες σ’ όλα τα μέλη του διοικητικού μηχανισμού κατά ένα δημοκρατικό τρόπο, αντί να μένουν κρυμμένες στα συρτάρια των κατά περίπτωση αρμοδίων.

Έτσι με τα σημερινά δεδομένα, προβλέπεται ότι στο μέλλον τα μέχρι τώρα «κλασικά» οργανογράμματα των οργανισμών θα μεταλλαγούν ώστε ν’ ανταποκρίνονται περισσότερο στο δημοκρατικό τρόπο διάθεσης των πληροφοριών που ανέφερα πιο πάνω. 

Οι νέες αυτές δομές θα ‘χουν σαν αποτέλεσμα νέες διοικητικές διαδικασίες γιατί θα λείπουν απ’ αυτές τα στοιχεία του «χρονοβόρου» και του «επαναληπτικού» που θα τα αναλάβουν οι ηλ. υπολογιστές. Η απαλλαγή των εργαζομένων από τα στοιχεία αυτά θα φέρει καταρχήν την τόσο επιθυμητή αύξηση της παραγωγικότητας, γιατί θα υπάρχει «χώρος» και χρόνος για συνειδητή δράση και πρωτοβουλίες. Δηλαδή, το ζητούμενο, που είναι η συμμετοχή των εργαζομένων στη διοίκηση, γίνεται πλέον γεγονός, αφού ο εργαζόμενος ανεξάρτητα βαθμού θα συμμετέχει με το μυαλό του και όχι σαν μηχανή διεκπεραίωσης της ύπερθεν σχετικής». Το αποτέλεσμα φυσικά της αυξημένης παραγωγικότητας είναι η καταπολέμηση της γραφειοκρατίας.

Νέοι τρόποι

ΑΝΑΦΕΡΟΜΕΝΟΣ εξάλλου στο δεύτερο σκέλος των κύριων επιπτώσεων της εισαγωγής της «Πληροφορικής» στη Δημόσια Διοίκηση λέει:

• Ακόμη στο θέμα της αλλαγής της διοικητικής νοοτροπίας και συμπεριφοράς εκτός αυτών που ανέφερα παραπάνω βρισκόμαστε με τη βοήθεια της Πληροφορικής μπροστά σε νέους ορθολογικότερους τρόπους αντιμετώπισης των προβλημάτων. Ειδικότερα, εφόσον το έργο των στελεχών γίνεται ευκολότερο με την αποβολή των «μηχανιστικών», θα έλεγα, διαδικασιών, τότε υπάρχει ο χρόνος για την εκτίμηση και αξιολόγηση ενός μεγάλου αριθμού πληροφοριών – που σήμερα μένουν ανεκμετάλλευτες λόγω ανυπαρξίας χρόνου –  με άμεση συνέπεια τη λήψη συγκεκριμένων και θεμελιωμένων αποφάσεων.
• Αλλά υπάρχουν και άλλοι τομείς που είναι δυνατό να εντοπιστούν, συγκεκριμένα σημεία βελτιώσεων με την «Πληροφορική». Και το πρόβλημα, όπως τονίζει ο συνομιλητής μας, ανάγεται σε τρία, σύμφωνα με τους ειδικούς, επιμέρους προβλήματα στα οποία η «Πληροφορική» καλείται να δώσει λύσεις. Πιο συγκεκριμένα τα προβλήματα αυτά είναι:
• α) Το επικοινωνιακό μέρος των διοικητικών διαδικασιών που αφορά την αποκατάσταση διαύλων επικοινωνίας από τη γέννηση της πληροφορίας (πηγή) στον τελικό αποδέκτη (χρήστης). Η άμεση διάθεση έγκαιρης, ορθής και επαρκούς πληροφορίας είναι ζωτικής σημασίας για την αμέσως παρακάτω επισήμανση.

β) Η διαδικασία λήψης αποφάσεων. Το πρόβλημα αυτό είναι κλασικό με τη σημερινή πυραμιδοειδή δομή των διοικητικών μηχανισμών και τη σωρεία των διαφορετικών εισηγήσεων, διερευνήσεων, υπογραφών, συναρμοδιοτήτων κλπ.

γ) Τέλος, και το σημαντικότερο: ο έλεγχος της εφαρμογής των αποφάσεων.

Και συμπληρώνει:

• Δεν θα πρέπει όμως να ξεχνάμε ότι η εισαγωγή νέων μεθόδων και μέσων δεν είναι αυτοσκοπός. Πρέπει με τα νέα μέσα να στοχεύουμε, και αυτό κάνουμε, στην καλύτερη εξυπηρέτηση των αναγκών του κοινωνικού συνόλου αλλά και των πολιτών σαν άτομα.

Η συζήτηση με τον Γιάννη Μαντζουράνη περνάει τώρα στην υπόθεση για τις αντιδράσεις, θετικές ή αρνητικές, που ασφαλώς θα υπάρξουν, όπως κάθε φορά που μια τεχνολογία εισβάλλει στους χώρους δουλειάς. Και υπογραμμίζει:

• Ειδικά στην περίπτωση της Πληροφορικής έχουμε ένα τελείως νέο στοιχείο σε σχέση με το παρελθόν. Είναι η πρώτη φορά στην ιστορία του ανθρώπου που η νέα αυτή τεχνολογία υποβοηθά τη νοητική λειτουργία του, αντί των άλλων τεχνολογιών που υποβοηθούσαν τη μυική.

Είναι φυσικό λοιπόν  ορισμένα στελέχη να εκτιμούν ότι ενδεχομένως θα χάσουν τη θέση τους ή θα πάψουν να εξελίσσονται μισθολογικά και ιεραρχικά, ή ακόμη θα μεταβληθεί η φύση και το περιεχόμενο της εργασίας τους. Άρα έχουμε τον φυσικό ανθρώπινο φόβο μπροστά στο άγνωστο.

Ωστόσο θα πρέπει να πω ότι η Πληροφορική, παρά τον οποιοδήποτε αυτοματισμό που εισάγει σ’ οποιοδήποτε διοικητικό μηχανισμό, δεν αντικαθιστά τον παράγοντα άνθρωπος.

Ακόμη, είναι σήμερα τόσο μεγάλος ο φόρτος των διοικητικών μηχανισμών που δεν είναι δυνατό ν’ αντιμετωπιστεί μόνο από ανθρώπους. Το δε μέλλον, δεν προδιαγράφεται ρόδινο από πλευράς φόρτου εργασίας. Αντίθετα, όσο το περιβάλλον γίνεται συνθετότερο και πολυπλοκότερο τόσο οι απαιτήσεις από τους διοικητικούς μηχανισμούς αυξάνουν.

Είναι προφανές λοιπόν ότι έχουμε απλά ένα ακόμη «εργαλείο» στη διάθεση της Διοίκησης, όπως στο παρελθόν υπήρξαν οι γραφομηχανές, τα φωτοαντιγραφικά κλπ.».

Τέλος, συμπληρώνει:

• Αλλά από την άλλη πλευρά, ο βαθμός και η έκταση των αντιδράσεων είναι συνάρτηση της ψυχολογικής προετοιμασίας και του βαθμού ενημέρωσης των στελεχών. Είναι αναγκαίο να υπάρξουν νέες αντιλήψεις, αφομοίωση, αποδοχή, κατάλληλη προετοιμασία και οργάνωση. Στόχος, δεν είναι μόνο η αύξηση της παραγωγικότητας, αλλά και του βαθμού ικανοποίησης των ψυχικών, πνευματικών και κοινωνικών αναγκών των εργαζομένων.

Αισιοδοξία

Στη συνέχεια, ο Γιάννης Μαντζουράνης επισημαίνει ότι ο μεγαλύτερος χρήστης της «Πληροφορικής» σήμερα σε παγκόσμιο επίπεδο  είναι ο Δημόσιος Τομέας. Τελειώνοντας, διευκρινίζει ότι  στη χώρα μας. ύστερα από μια μεγάλη περίοδο ευχολογιών, το θέμα προχωράει και προδιαγράφεται μάλλον «αισιόδοξο». Και εξηγεί σχετικά:

• Πρώτα απ’ όλα, όμως, είναι ανάγκη να αντιμετωπιστούν  προβλήματα του σήμερα. Κατά συνέπεια θα έλεγα ότι υπάρχουν δύο διαστάσεις στο πρόβλημα. Η πρώτη έχει χαρακτήρα βραχυπρόθεσμο και η δεύτερη μεσοπρόθεσμο:
• Βραχυπρόθεσμα, όλη η προσπάθεια επικεντρώνεται στην αύξηση του βαθμού εκμετάλλευσης των υπαρχόντων μέσων και πόρων (ανθρώπινων και οικονομικών), ώστε να πετύχουμε το μέγιστο δυνατό βαθμό εξυπηρέτησης των αναγκών μας.
• Μεσο-μακροπρόθεσμα έχουν ήδη αρχίσει προσπάθειες θεσμικές αλλά και δημιουργίας υποδομής, ώστε να δοθούν λύσεις που εξυπηρετούν τόσο τη Δημόσια Διοίκηση, και τελικά το κοινωνικό σύνολο, όσο και τους αναπτυξιακούς στόχους της χώρας, βιομηχανικούς, στρατηγικούς, οικονομικούς κλπ.

Είναι ήδη συνείδησή μας ότι δεν έχουμε δικαίωμα να παραμείνουμε απλοί θεατές των όποιων εξελίξεων, γιατί έτσι θα είμαστε σαν λαός από την πλευρά των κερδισμένων.